Comment devenir SAENES ?

Le Secrétaire Administratif de l'Education Nationale et de l'Enseignement Supérieur ou SAENES (anciennement SASU) est un fonctionnaire de la catégorie B qui occupe des missions très variées au sein d'un des établissements de l'Education Nationale. Les tâches quotidiennes peuvent concerner des missions d'administration et de comptabilité, mais aussi de gestion des ressources humaines, d'animation d'équipe, de gestion logistique, etc.
 
Le SAENES peut même exercer des tâches similaires à celles d'un assistant de direction.
 
Il pourra exercer notamment dans un collège, un lycée ou une université, mais il peut aussi être rattaché à un Centre d'Information et d'Orientation (CIO) ou assister un inspecteur de l'académie dans ses tâches quotidiennes s'il évolue et monte en grade par promotion ou en passant des concours.
 
L'entrée dans ce métier peut se faire par concours externe ou par concours interne. Vous pourrez vous présenter à ces concours si vous remplissez les conditions, que vous soyez étudiant ou salarié avec un projet de reconversion professionnelle.
 
Mais avant de vous présenter au concours, prenez assez de temps pour bien préparer vos épreuves. Cas pratiques de mise en situation professionnelle et entretien face à un jury se font avec des contraintes de temps et mieux vaut vous entrainer à ces épreuves au préalable pour mettre toutes les chances de réussite de votre côté.

Les missions du SAENES

 
Les missions du (de la) Secrétaire Administratif de l'Education Nationale et de l'Enseignement Supérieur peuvent être très diversifiées et consistent généralement en missions :
 

• Administratives et comptables : tâches de rédaction (courrier, préparation de dossiers, soutien aux préparations des cours des enseignants, rapports, etc.) ;
• De gestion des ressources humaines : suivi des élèves et de leurs dossiers, organisation des visites médicales, etc.
• De gestion financière ou logistique (exemple : achat de fournitures et autres frais généraux, etc.).
• D'animation d'une équipe administrative.

En fonction de son ancienneté et son évolution de carrière en tant que SAENES (concours internes), il n'est pas rare que le métier exercé soit celui d'un assistant de direction du fait de la variété des tâches et des responsabilités qui sont confiées aux candidats les plus motivés.
 
Les missions peuvent légèrement différer selon votre lieu d'affectation. Vous travaillerez auprès de l'une des structures de l'Education Nationale : collège, lycée ou encore Université ou CIO.
 
Retenez que les missions quotidiennes peuvent être très différentes selon le poste occupé et qu'il est donc difficile d'en faire la liste précise. Ces missions peuvent consister en suivi de comptabilité fournisseur et/ou budgétaire ou, sur un autre poste, la principale activité sera de la gestion de carrière (suivi du plan de formation, organisation des stages, suivi administratif des mutations…).
 
Suivre la restauration scolaire ou les sorties scolaires, assurer la bonne gestion de l'hygiène d'un établissement et des bonnes observations des règles de sécurité pourront être vos missions si vous intégrez un poste de SAENES en charge du service d'intendance au sein d'un établissement scolaire.
 
Le décret n°2010-302 du 19 mars 2010 précise les modalités communes à tous les secrétaires administratifs de la fonction publique et peut être consulté sur le site : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000022006980
 
Si vous passez un concours pour devenir SAENES mais que vous vous apercevez que le poste occupé ne vous convient pas, vous pourrez toujours accéder par voie de concours interne (ou une mutation pour un autre type d'établissement de l'Education Nationale) vers d'autres postes SAENES correspondant davantage à vos aspirations.

Les qualités requises pour devenir SAENES

 
De nombreuses qualités peuvent être communes à tous les métiers de secrétaire. Il est toutefois utile de rappeler que si vous voulez exercer au mieux votre futur métier de Secrétaire Administratif de l'Education Nationale et de l'Enseignement Supérieur, on attendra de vous que vous soyez notamment :
 

• disponible (certaines périodes de l'année peuvent demander plus de présence : rentrée scolaire ou période d'examens par exemple) ;
• polyvalent (être capable de passer de tâches de préparation de dossier à de la comptabilité ou à l'accueil) ;
• courtois et discret ;
• organisé ;
• rigoureux ;
• réactif et souriant ;
• avec une excellente faculté d'adaptation ;
• avec un esprit d'initiative ;
• avec un esprit d'analyse et une bonne gestion du stress ;
• avec un bon sens relationnel et un goût pour le travail d'équipe ;
• avoir une bonne connaissance technique du métier et bien sûr maîtriser les outils informatiques et les logiciels bureautiques nécessaires à son métier.

Le SAENES doit avoir une bonne connaissance de son environnement de travail, du service auquel il est rattaché et du fonctionnement de celui-ci.
 
Son rôle peut être parfois purement administratif, comptable ou financier, mais très souvent les fonctions peuvent être élargies et le SAENES occupera un rôle similaire à celui d'un assistant de direction.
 
Il peut être en contact avec des personnels d'encadrements aussi bien qu'avec des enseignants et intervenants selon l'établissement où il travaille. Il pourra même être amené à se substituer à un surveillant d'examens si besoin, ce qui nécessite pour ce métier une certaine polyvalence et une grande réactivité.
 
La loyauté envers la hiérarchie est commune à tous les métiers du secrétariat, que ce soit dans le privé ou la fonction publique.
 
La discrétion est aussi une qualité exigée chez toutes les secrétaires. La SAENES est également discrète car elle est amenée à voir passer les dossiers scolaires de nombreux élèves et ne doit pas divulguer des informations liées à son activité.
 
Enfin, la SAENES doit soigner sa présentation et ne pas s'habiller de façon excentrique mais garder une apparence sobre et plutôt classique.

Les avantages et contraintes du métier de SAENES

 
Homme ou femme, vous souhaitez intégrer un métier à responsabilités, épanouissant et permettant d'évoluer comme fonctionnaire au sein de l'Education Nationale ? Nous avons recensé pour vous les avantages de ce métier et les quelques contraintes que vous pourriez rencontrer dans l'exercice de vos fonctions.
 

Les avantages du métier

 

• les horaires sont réguliers : variables selon les services, ils sont généralement de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi ;
• Votre contrat est de 1 607 heures par an avec un bénéfice de 45 jours de congés payés annuels (20 jours de plus que la moyenne des congés payés des autres métiers) ;
• Primes et indemnités diverses permettent une augmentation du salaire de base (exemple : selon les cas familiaux : Supplément de Traitement Familial ou Indemnité de Résidence mais aussi Indemnité de Fonction, de Sujétions et d'Expertise ou IFSE, ou le Complément Indemnitaire Annuel ou CIA qui est une prime facultative et versée au mérite) ;
• Il est possible de demander sa mutation pour travailler dans un autre poste de SAENES proposé dans l'Enseignement National si celui que vous occupez ne vous convient pas ;
• Les postes de SAENES sont généralement des postes variés et permettant d'évoluer dans la fonction ;
• Vous pouvez avoir de nombreuses responsabilités ;
• Vous pourrez aussi gravir les échelons pour obtenir un poste plus motivant et/ou mieux rémunéré (voie de concours interne ou demande de mutation).
• Vous travaillez souvent en équipe et êtes en contact avec des personnes intéressantes, vous travaillez dans un milieu ou le Savoir est prédominant ;
• Vous êtes également formé en interne.

Les contraintes du métier

 
Assez rares, les contraintes peuvent être liées à l'environnement. Si vous arrivez dans un établissement qui nécessite plus de travail rédactionnel, vous risquez de passer beaucoup de temps en saisie bureautique. Ces tâches et la routine d'un travail de comptabilité peuvent rendre un poste monotone.
 
Cependant, rappelons que tout dépend du poste occupé et des demandes de l'établissement qui vous emploie car vous pouvez à l'inverse remplir des missions très diverses sur un même poste et ne pas voir le temps passer. Selon la structure qui vous embauche et votre ancienneté, vous pourrez même accomplir un véritable travail d'assistante de direction.
 
C'est le cas si votre progression vous mène à un poste où vous serez l'assistante d'un inspecteur de l'Académie.
 
Globalement, le travail en université s'avère souvent plus intéressant car, les structures plus petites ont moins de moyens (budget réduit). Toutefois, les structures de la taille des universités peuvent pâtir de certaines lenteurs administratives et la lourdeur de certaines procédures peut être une réelle contrainte dans le travail quotidien.

Niveau d'études et conditions pour suivre une formation de SAENES

 
Si vous voulez devenir Secrétaire Administratif de l'Education Nationale et de l'Enseignement Supérieur, vous devrez vous présenter au concours de la fonction publique et, pour ce faire, vérifier que vous correspondez bien aux critères de sélection pour ce concours, à savoir :
 

• Avoir la nationalité française ou bien être ressortissant de l'Union Européenne,
• Avoir un casier judiciaire vierge et jouir de ses droits civiques,
• Avoir accompli le service national,
• Être apte physiquement pour le métier choisi
• Être jugé apte physiquement pour le métier visé.

Pour vous présenter au concours SAENES, vous devrez avoir au minimum le baccalauréat ou équivalent.
 
Vous pouvez vous présenter directement après ces diplômes si vous êtes déjà fixé sur le choix de ce métier. Mais, il est aussi possible de se présenter à ce concours dans le cadre d'une reconversion professionnelle.
 
Dans tous les cas, il faudra vous préparer au concours bien avant la date de l'examen pour mettre toutes les chances de réussite de votre côté. En effet, il ne suffit pas d'avoir la moyenne, mais, comme tout concours, vous devrez viser les premières places pour être sûr d'avoir un poste rapidement.
 
Attention, car chaque type de concours peut se passer avec des spécificités différentes. Si vous êtes déjà dans la fonction publique, vous postulerez à un concours interne, tandis que si vous êtes dans le privé ou encore étudiant, vous postulerez à un concours externe.
 
Les conditions pour se présenter sont en conséquence celles-ci :
 

• concours externe : avoir un bac ou tout autre diplôme de niveau IV pour viser le 1er grade (échelon) de Secrétaire Administratif ou avoir, pour un 2ème grade, un diplôme de type BTS, Bac+2 ou DUT ou autre de niveau V ;
• concours interne : que vous soyez fonctionnaire dans l'administration, militaire ou encore agent contractuel d'une organisation (intergouvernementale ou internationale), vous pouvez vous présenter au concours interne si vous avez acquis 4 ans de service effectif ;
• 3ème concours : peuvent se présenter des candidats ayant déjà 4 ans effectifs d'activité professionnels dans les domaines requis (administration, finances, comptabilité, ressources humaines) ou, pour le secteur public, 4 ans de mandat dans une assemblée élue (collectivité territoriale) ou 4 ans comme responsable d'une association. Ce concours n'a pas d'épreuve d'admissibilité, contrairement aux autres. En revanche, il y a une épreuve d'admission.

Formations pour devenir SAENES

 
Comment devenir SAENES ? Quel concours passer et quelle sera la formation pour exercer dans ce métier ?
Tout candidat tenté par ce métier, qu'il soit étudiant ou salarié avec un projet de reconversion professionnelle, doit se présenter au concours commun intitulé « Secrétaires administratifs de l'Etat ». C'est un concours organisé par l'Education Nationale.
Attention, ce concours permet de recruter dans divers Ministères et il faudra préciser votre choix pour l'Education Nationale lors de l'inscription au concours.
 

Les épreuves sont différentes selon le grade visé et ol existe plusieurs grades pour le Secrétaire Administratif : classe normale, classe supérieure et classe exceptionnelle…

Concours de Secrétaire Administratif (classe normale) :

Les épreuves d'admissibilité

Concours externe 

• Epreuve comprenant un cas pratique qui dure 3 heures (coef.3) : il s'agit d'une mise en situation avec une étude de cas. S'appuyant sur un ensemble de documents remis, le candidat doit répondre à plusieurs types de questions.
• Epreuve de 6 à 9 questions qui dure 3 heures (coef.2) : les réponses aux questions doivent être courtes et s'appuient sur le dossier documentaire remis.

Nota : au moment de son inscription, le candidat aura lui-même choisi un domaine sur lequel il veut être questionné (comptabilité et finance ou problèmes économiques et sociaux ou gestion des ressources humaines, etc.)
 

Concours interne 

• Epreuve comprenant un cas pratique qui dure 3 heures (coef.3) : il s'agit d'une mise en situation avec une étude de cas. S'appuyant sur un ensemble de documents remis, le candidat doit répondre à plusieurs types de questions liées aux politiques publiques.

 

Les épreuves d'admission

 Concours externe 

• Epreuve consistant en un entretien avec jury (temps de préparation 25 min, puis 25 minutes d'entretien) de coef. 4. C'est là que le jury va évaluer la motivation du candidat et il faut bien préparer cette épreuve. La préparation porte sur un article en lien avec un sujet d'actualité et relatif à la fonction des administrations et politiques publiques.

Concours interne et 3ème concours 

• Epreuve consistant en un entretien avec jury (temps de préparation 25 min, puis 25 minutes d'entretien) de coef. 4. Après un exposé sur son parcours professionnel, le candidat est questionné sur différents points et sur des questions administratives en lien avec le travail du candidat interne.
• Le cas du 3ème concours est un entretien que le jury prépare avec le dossier RAEP (Reconnaissance des Acquis de l'Expérience Professionnelle) que le candidat aura fourni préalablement.

 

Concours de Secrétaire Administratif (classe supérieure) : 

Les épreuves d'admissibilité

Concours externe et interne 

• Epreuve comprenant un cas pratique qui dure 3 heures (coef.2) : il s'agit d'une mise en situation avec une étude de cas. S'appuyant sur un ensemble de documents remis, le candidat doit répondre à plusieurs types de questions.

Uniquement pour le concours externe 

• Epreuve de 6 à 8 questions qui dure 3 heures (coef.2) : les réponses aux questions doivent être courtes et s'appuient sur le dossier documentaire remis.

 

Les épreuves d'admission

Concours externe 

• Epreuve consistant en un entretien avec jury (temps de préparation 25 min, puis 20 minutes d'entretien) de coef.3. La préparation porte sur un article en lien avec un sujet d'actualité et de société et le candidat doit répondre à une ou deux questions précises.

Concours interne + 3ème concours 

• Epreuve consistant en un entretien avec jury (temps de préparation 25 min, puis 25 minutes d'entretien) de coef. 3 pour le concours interne et coef.1 pour le 3ème concours. Après un exposé qui dure environ 10 minutes, le candidat est questionné sur son parcours professionnel.

 
 

Et après l'obtention du concours ?

 
Vous êtes reçu au concours SAENES ? Bravo ! Vous avez franchi la première étape. Que va-t-il se passer maintenant ?
Vous travaillez tout d'abord au sein d'un établissement de l'Education Nationale en tant que fonctionnaire stagiaire SAENES et vous avec 1 an pour faire vos preuves et vous habituer à vos nouvelles fonctions, mais aussi pour être formé in situ.
Si cette période est concluante, vous êtes ensuite titularisé soit en tant que secrétaire administratif de 1er échelon du grade de classe normale, soit à celui du grade de classe supérieure selon le concours que vous avez passé.
Vous pouvez continuer ensuite à grimper les échelons en passant des concours internes une fois titularisé.
 

La préparation des concours : un impératif !

 
Si vous êtes déjà dans la fonction publique, vous avez certainement une petite idée de la difficulté des concours.
 
Si vous envisagez de passer le concours externe, soit à l'issue de votre formation initiale, soit dans le cadre de la formation professionnelle continue (en vue d'une reconversion), vous devrez vous préparer à toutes ces épreuves et savoir que l'oral devant le jury est une épreuve qui n'est pas facile et qu'il faudra vous y entrainer sérieusement.
 
Pour préparer avec minutie ces concours et vous mettre dans les conditions de l'examen, le mieux est de vous préparer avec une école de formation à distance préparant aux examens de la fonction publique (telle qu’efm fonction publique).
Les écoles de formation à distance sont spécialisées dans la préparation de ces concours. Le plus ? Pouvoir se préparer à son rythme bien en amont, ce qui est aussi très utile pour un salarié qui souhaite se reconvertir dans un nouveau métier mais ne veut pas quitter son poste actuel avant d'avoir réussi le concours.

Débouchés et évolutions pour le métier de SAENES

 

Où exercer en tant que SAENES ?

 
Vous pourrez évoluer au sein d'un environnement large qui est celui de la fonction publique : collèges, lycées, universités et autres EPLE (Etablissements Publics Locaux d'Enseignement). Mais vous pouvez trouver un emploi auprès d'un rectorat ou intégrer le Ministère de l'Education Nationale.
 

Les évolutions de carrière possibles pour le SAENES

 
Le SAENES peut gravir les échelons tout au long de sa carrière professionnelle. Il peut demander à changer d'établissement ou passer d'autres concours pour être promu et obtenir une augmentation de salaire, plus de responsabilités et un grade plus élevé.
 
Le Secrétaire Administratif qui réussit au concours de niveau classe normale, peut ensuite évoluer vers le niveau classe supérieure, puis préparer un examen pour accéder à la classe exceptionnelle du poste de secrétaire administratif.
 
Ce dernier grade est soumis à la réussite d'un examen professionnel qui se passe au 4ème échelon du grade de secrétaire administratif de classe normale et si le candidat a pu cumuler au minimum 3 ans d'ancienneté dans un poste de même niveau de la catégorie B. Pour cet examen, le candidat passera des épreuves d'admissibilité et des épreuves d'admission.
 
Dans cette fonction, il est aussi possible d'évoluer grâce à l'avancement au mérite, en fonction de l'ancienneté et des bons services du secrétaire.
 

Contexte métier de SAENES

 
Comme de nombreux métiers de la Fonction Publique, le métier SAENES est certainement un métier qui recrute. Il offre aussi la sécurité de l'emploi.
 
En général, chaque année une session de concours est organisée, mais le nombre de places étant limité, il vaut mieux se présenter au concours parfaitement préparé. Par exemple, en 2019, la session de concours du Ministère de l'Education Nationale n'a proposé que 447 places.
 
Si vous voulez savoir quand vous inscrire pour une prochaine session, renseignez-vous auprès du rectorat d'académie de votre région.

Les concours proposés pour devenir SAENES se préparent avec des écoles spécialisées. Vous n'aurez pas la même préparation en vous entraînant par exemple avec l'appui de livres et d'annales corrigées. Les centres d'enseignement à distance vous préparent en vous mettant en situation. Cela ne vous dispense pas de vous tenir au courant de l'actualité et de parfaire votre culture générale par tous les moyens à votre disposition. Avec l'esprit curieux et motivé, vous aurez toutes les chances de réussir votre concours et d'évoluer dans l'Education Nationale